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Il gruppo Nilfisk e relative filiali memorizza e utilizza le informazioni di contatto di persone di riferimento e i relativi dipendenti presso i partner commerciali in tutto il mondo, nonché informazioni rilevanti sui nostri investitori.
Il Regolamento Generale sulla protezione dei dati 2016/679 (RGPD) dell'Unione Europea (UE) regola le modalità di utilizzo di tali informazioni da parte di Nilfisk. In base a tale Regolamento, le informazioni sugli individui vengono denominate dati personali, e si riferiscono ad un concetto di vasta applicazione, che comprende tutto ciò che può essere utilizzato per identificare un individuo, sia esso un nome, un numero di conto bancario o una fotografia... La raccolta, l'utilizzo, la memorizzazione e la condivisione delle informazioni è nota come elaborazione dei dati.
Il Regolamento UE 2016/679 si applica a qualsiasi azienda Nilfisk con sede in UE che elabori dati personali di individui residenti in tutto il mondo. Si applica anche alle aziende Nilfisk con sede all'esterno della UE se, nel corso delle proprie operazioni commerciali in UE, elaborano dati personali di residenti in UE. Il Regolamento UE 2016/679 non si applica quando un'azienda Nilfisk con sede al di fuori della UE elabora dati personali di individui NON residenti in UE.
Quale tipo di dati personali dei partner commerciali elabora Nilfisk e perché?
Dati di clienti e fornitori, inclusi i consulenti e altre figure, quali ad esempio gli avvocati:
Nifisk elabora i seguenti dati personali relativi ai dipendenti delle aziende-clienti:
- nomi, qualifiche professionali e mansioni
- indirizzi IP
- indirizzi aziendali e altri dettagli di contatto, quali numeri di telefono e indirizzi e-mail
Base giuridica dell'elaborazione di dati secondo il Regolamento UE 2016/679:
Nilfisk, in qualità di fornitore, elabora tali dati personali per comunicare con i clienti al fine di:
- adempiere ai propri obblighi contrattuali ed esercitare i propri diritti contrattuali;
- rispettare i requisiti normativi come fornitore, incluse le comunicazioni con autorità fiscali, dogane, uffici sanitari, autorità ambientali, organi incaricati di applicare la legge; e
- risolvere questioni giuridiche sorte dai propri rapporti commerciali.
Inoltre, Nilfisk elabora questi dati per i propri legittimi interessi in:
- mantenere e migliorare i rapporti con i clienti, al fine di fornire loro i propri prodotti e servizi, riparazione e manutenzione incluse;
- fornire con regolarità ad attuali o potenziali clienti informazioni su prodotti e servizi di Nilfisk, ad esempio tramite newsletter;
- migliorare la funzionalità e l'esperienza dell’utente sul sito Web di Nilfisk utilizzando cookie;
- ottenere contatti commerciali non richiesti e, previo consenso, comunicazioni di marketing diretto; e
- stilare statistiche e altre informazioni generali rese anonime al fine di migliorare prodotti e servizi.
Nilfisk memorizza i dati dei clienti per quanto sia necessario dal punto di vista operativo o legale, incluso:
- fino a dieci anni dai contatti intercorsi durante il rapporto commerciale;
- fino a quando il cliente richiede l'eliminazione dei dati, operazione soggetta alla conservazione dei dati necessari ai fini aziendali pertinenti quali contabililtà, requisiti di servizio e legali; oppure
- fino a dieci anni dopo la conclusione di una reale o potenziale controversia legale che interessa il cliente.
Nilfisk ottiene dati personali dai clienti, dai propri dipendenti nonché da elenchi e broker di dati.
Se si desidera ricevere ulteriori informazioni sull'invio di newsletter o comunicazioni di marketing diretto, fare clic qui.
Dati dei fornitori, inclusi i consulenti e altri rappresentanti dei clienti, quali gli avvocati:
Nifisk elabora i tipi seguenti di dati personali dei dipendenti dei nostri fornitori:
- nomi, qualifiche professionali e mansioni
- indirizzi aziendali
- altri dettagli di contatto, quali numeri di telefono e indirizzi e-mail
Base giuridica dell'elaborazione:
In qualità di cliente, Nilfisk elabora tali dati personali per comunicare con i clienti al fine di:
- adempiere ai propri obblighi contrattuali nei confronti dei propri fornitori ed esercitare i propri diritti contrattuali;
- rispettare i requisiti normativi come cliente, incluse le comunicazioni con autorità fiscali,dogane,uffici sanitari,autorità ambientali, organi incaricati di applicare la legge; e
- risolvere questioni giuridiche sorte dai propri rapporti commerciali.
Inoltre, Nilfisk elabora questi dati per i propri legittimi interessi nel mantenere e migliorare i rapporti con i propri fornitori, al fine di ottenere o considerare come ottenere i loro prodotti e servizi, riparazione e manutenzione incluse.
Due diligence del fornitore: potenziali fornitori che desiderano rifornire Nilfisk, in base al sistema di approvvigionamento Ariba, sono tenuti a completare domande di due diligence sulle proprie attività passate e presenti relative alla conformità giuridica (misure anticorruzione, controllo sul commercio internazionale, normative sulla concorrenza e leggi sulla protezione dei dati) e a questioni riguardanti la responsabilità sociale d'impresa (o RSI). Le domande riguardano, ad esempio, le violazioni di leggi applicabili, incluse sanzioni commerciali o indagini ufficiali, nonché il rispetto di standard e regolamenti RSI.
Inoltre, Nilfisk ottiene ed elabora rapporti di fornitori di servizi di due diligence terzi, rapporti di due diligence su fornitori e altri partner commerciali rilevanti, riguardanti la conformità giuridica e i rischi di RSI, quali registri di procedimenti, copertura mediatica e buona reputazione in genere.
Avviato il rapporto commerciale, Nilfisk monitora la conformità del partner commerciale alle leggi applicabili, quali le leggi anticorruzione, e alle disposizioni dell'accordo stipulato.
Il monitoraggio della due diligence potrebbe includere i dati personali di soggetti strategici associati ai partner commerciali.
Due diligence e monitoraggio della base giuridica dell'elaborazione dei dati:
- Nilfisk ha un interesse significativo e legittimo di conoscere il background di potenziali partner commerciali prima di stringere rapporti commerciali, al fine di valutare adeguatamente i rischi legali e di reputazione;
- Nilfisk ha un interesse altrettanto significativo e legittimo di venire a conoscenza di rischi legali o di reputazione che potrebbe affrontare a causa della violazione di leggi, di standard comportamentali o di doveri contrattuali da parte di un partner commerciale;
- i contratti stipulati con partner commerciali contengono obblighi di conformità giuridica e comportamentale; e
- Nilfisk deve conoscere i rischi legali derivanti dal background e dalle azioni in corso di un partner commerciale nel suo rapporto con Nilfisk stessa, in relazione a rivendicazioni legali reali o potenziali, incluse quelle provenienti da rilevanti organi incaricati di applicare la legge e altre altre autorità governative, quali leggi anticorruzione, sanzioni commerciali, normative sulla concorrenza.
- I succitati interessi prevalgono nettamente sugli interessi di privacy degli individui. La due diligence ottenuta da terze parti viene considerata come informazioni riservate disponibili solo a dipendenti e consulenti di terze parti, quali consulenti legali, sulla base delle esigenze del momento.
Nilfisk memorizza i dati personali per il tempo necessario dal punto di vista operativo o legale, incluso:
- fino a dieci anni dai contatti intercorsi durante il rapporto commerciale;
- fino a quando non venga richiesta l'eliminazione dei dati, operazione soggetta alla conservazione dei dati necessari a fini aziendali pertinenti, quali contabilità, requisiti di servizio e legali (NOTA: l'eliminazione dei propri dati implica che il rapporto commerciale potrebbe terminare in caso sia impossibile contattare l'interessato); oppure
- fino a dieci anni dopo la conclusione di una reale o potenziale controversia legale che interessa il fornitore.
Nilfisk ottiene dati personali dai fornitori e dai propri dipendenti.
Dati di altri partner commerciali, quali consiglieri, consulenti, agenti, potenziali partner:
Nilfisk elabora dati personali per questi tipi di terze parti secondo le stesse modalità seguite per clienti e venditori, e per gli stessi scopi commerciali, contrattuali e legali. Come richiesto per legge, alcuni consiglieri strategici vengono inclusi in un registro di Persone informate a conoscenza di informazioni aziendali sensibili di Nilfisk.
Condivisione e trasferimento dei dati:
Nilfisk condivide dati di partner commerciali, sulla base delle esigenze del momento, all'interno dell'organizzazione di Nilfisk e con alcuni responsabili del trattamento dei dati.
Clienti: i dati personali, in genere, sono disponibili nei luoghi seguenti all'interno di Nilfisk:
- il proprio paese,
- la UE,
- gli Stati Uniti,
- l'India.
Nilfisk condivide anche i dati personali con i rivenditori terzi dei suoi prodotti nella propria area, affinché i rivenditori possano contattare i fornitori riguardo a potenziali attività. È possibile rinunciare a tale servizio qui.
Fornitori, altri partner commerciali: ai dati personali possono accedere tutte le aziende Nilfisk in tutto il mondo, nonché i corrispondenti partner commerciali di terzi, salvo quanto diversamente concordato. L'elenco di paesi è disponibile qui.
Indicazioni generali: in base alle necessità, Nilfisk condivide dati rilevanti con le terze parti coinvolte a supporto delle operazioni di Nilfisk, quali contabilità, logistica, assicurazioni, controllo della qualità, ricerca per migliorare prodotti e servizi, valutazione della fidelizzazione dei clienti. Nilfisk trasferisce e/o rende disponibili i dati al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) nel rispetto degli accordi standard di trasferimento di dati dell'UE stipulati con i destinatari di dati, soltanto se necessario, destinandoli alle aziende Nilfisk in tutto il mondo, responsabili del trattamento dei dati e aziende che forniscono servizi di comunicazione e di altra natura. I paesi al di fuori dello Spazio economico europeo in cui i dati possono essere trasferiti o sono accessibili tramite sistema cloud, sono: COLLEGAMENTO ALL'ELENCO
Investitori:
Nel rispetto della legislazione danese e delle regole imposte dal mercato borsistico NASDQ, Nilfisk tiene un registro dei soci contenente dati di tutti gli investitori, inclusi nomi, indirizzi, qualifiche professionali, dettagli di contatto e numero di conti titoli forniti da ciascun investitore. I dati vengono elaborati da un responsabile del trattamento dei dati terzo e un gruppo ridotto di dipendenti di Nilfisk nei reparti Treasury (Tesoreria) e Group Legal (Affari legali del gruppo) ha accesso al registro. I dati vengono eliminati pochi giorni dopo che l'azionista di Nilfisk si è disfatto dei propri titoli.
I singoli investitori che desiderano partecipare alle assemblee degli azionisti forniscono i nomi propri e dei propri ospiti al responsabile del trattamento dei dati di Nilfisk. Tali dati, e il numero di registrazione rilasciato per la partecipazione all'assemblea, vengono memorizzati dal responsabile per un massimo di cinque anni dopo l'assemblea, quindi eliminati. Gli investitori possono anche partecipare a webinar trimestrali utilizzando il proprio nome e indirizzo e-mail, e tali dati vengono eliminati entro cinque anni dalla chiamata. In entrambi i casi, soltanto i dipendenti di Nilfisk coinvolti negli eventi hanno accesso a tali dati.
Nilfisk University:
Le persone che richiedono di ricevere formazione sui prodotti Nilfisk tramite Nilfisk University (NU) hanno dato il proprio consenso, durante il processo di registrazione, all'elaborazione di dati specifici in rapporto ad ammissione, formazione, verifica e valutazione. I loro dati sono disponibili ai dipendenti di Nilfisk che si occupano della formazione e della contabilità e ai relativi responsabili del trattamento dei dati terzi in UE, USA e India, nonché ai loro dipendenti, che potrebbero essere clienti di Nilfisk. Ulteriori dettagli sull'elaborazione dei dati sono disponibili sui documenti di ammissione e sui materiali di NU.
I diritti relativi ai propri dati personali.
Il Regolamento UE 2016/679, ove applicabile, garantisce ai soggetti alcuni diritti riguardo l'elaborazione dei propri dati personali da parte di Nilfisk.
se si desidera esercitare i seguenti diritti, se applicabili, riguardo ai propri dati, è necessario contattare il reparto Group Legal (Affari legali del gruppo) di Nilfisk:
- richiedere di poter accedere ai propri dati personali registrati da Nilfisk e ottenerne una copia;
- chiedere a Nilfisk di correggere o aggiornare i dati personali, in caso le informazioni registrate siano inaccurate;
- richiedere a Nilfisk di interrompere o limitare l'elaborazione dei propri dati alle procedure di correzione, nei limiti del possibile,
o inclusa per i clienti l'interruzione di contatti non richiesti o di comunicazioni di marketing diretto;
- in alcune circostanze, richiedere la portabilità dei dati, ovvero richiedere i dati personali in formato PDF (atto alla lettura automatica) ad uso proprio o richiederne la trasmissione a un altro titolare del trattamento dei dati personali, se possibile dal punto di vista tecnico;
- richiedere l'eliminazione dei propri dati personali se si danno determinate condizioni;
- ritirare il consenso al trattamento dei dati personali che avrà validità dal momento del recesso.
Nilfisk si conformerà alle richieste per quanto possibile, sulla base di:
- i propri obblighi regolati da leggi e accordi,
- le proprie pratiche contabili, inclusa la conservazione dei necessari documenti commerciali,
- i propri interessi legali, inclusi quelli relativi a possibili rivendicazioni legali,
e tutti questi elementi potrebbero limitare la capacità di Nilfisk di rispettare pienamente la richiesta. In caso di dubbi o reclami sull'elaborazione dei propri dati personali da parte di Nilfisk, è possibile contattare l'agenzia preposta alla protezione dei dati personali nel proprio paese.
In caso di dubbi:
- L'azienda di Nilfisk che raccoglie ed elabora i propri dati personali è qui definita Titolare del trattamento dei dati personali.
- L'elenco delle corrispondenti aziende di Nilfisk è reperibile qui
- In caso di domande sulla cancellazione dei dati personali da parte di Nilfisk, fare clic qui.
- Se hai altre domande sui tuoi dati personali in possesso di Nilfisk, clicca qui.
- EU data protection agencies, please click here.
- Per qualsiasi altra domanda, puoi contattare il Global Compliance Officer in Group Legal: Nilfisk A/S, Marmorvej 8, DK-2100 Copenhagen Ø, Danimarca: gdpr.com@nilfisk.com
PAESI FUORI DALLA UE, ISLANDA, LICHTENSTIEN E NORVEGIA, DOVE I DATI DEI DIPENDENTI POSSONO ESSERE TRASFERITI O ACCESSIBILI TRAMITE SISTEMI CLOUD
I PAESI IN CUI I DATI POSSONO ESSERE ELABORATI PRESSO UNA ENTITÀ NILFISK SONO SEGUITI DA (N)
I PAESI IN CUI I DATI POSSONO ESSERE ELABORATI DA TERZE PARTI SONO SEGUITI DA (TP)
Argentina (N)
Australia (N)
Brasile (N)
Canada (N)
Cile (N)
Cina, inclusi Hong Kong, Macau e Taiwan (N)
India (N) (TP)
Giappone (N)
Repubblica di Corea (Corea del Sud) (N)
Malesia (N)
Messico (N)
Nuova Zelanda (N)
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Russia (N)
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The United Kingdom (N)
Turchia (N)
Stati Uniti (N)
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* EU countries: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxemburg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain and Sweden.
